Datenschutzerklärung des E-Recruiting Systems der ACTICO GmbH
1. Datenschutzerklärung
Die ACTICO GmbH freut sich über Ihr Interesse an einer Beschäftigung in unserem Hause. Der Internetauftritt der ACTICO GmbH bietet Ihnen die Möglichkeit, sich auf Stellenangebote in unserem Online-Verfahren zu bewerben. Aufgrund einer von Ihnen eingeleiteten Online-Bewerbung, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen, die Sie uns für die Zwecke der Bewerbung elektronisch zur Verfügung stellen.
Die ACTICO GmbH wird alle von Ihnen auf der Webseite eingegebenen personenbezogenen Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen streng vertraulich behandeln und ausschließlich für die Zwecke der Bewerbungsabwicklung, Stellenbesetzung und Einstellung speichern und verarbeiten. Stellenbesetzungen erfolgen bei ACTICO GmbH in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern der Personalabteilungen, der Vorgesetzten der Fachabteilungen sowie der Geschäftsführung.
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.actico.com/de/unternehmen/impressum
2. Begriffsbestimmungen
Die Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
- „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören Informationen wie Ihre Stammdaten (Vor- und Zuname, Adresse und Geburtsdatum), Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Ihre Rechnungsdaten (Bankverbindungsdaten) und Vieles mehr.
- „Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
- „Betroffene Person“ ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
- „Verantwortlicher“ ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
- „Auftragsverarbeiter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
- „Empfänger“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
- „Dritter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
- „Einwilligung“ ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die Bewerbung auf ein Stellenangebot der ACTICO GmbH im E-Recruiting System erfordert verpflichtend die Eingabe von bestimmten personenbezogenen Daten (beispielsweise Vor- und Nachnamen, Postanschrift und E-Mail-Adresse). Sie haben die Möglichkeit, über die Angaben in den Pflichtfeldern hinaus freiwillig weitere Kontaktdaten mitzuteilen, die eine Kontaktaufnahme erleichtern (beispielsweise Ihre Telefonnummer). Um Ihre Bewerbung möglichst gezielt bearbeiten und Ihre Bewerbungswünsche berücksichtigen zu können, besteht die Möglichkeit, freiwillig noch weitere Informationen zu übermitteln, beispielsweise Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang und Dateien für ein persönliches Anschreiben, Zeugnisse, den Lebenslauf usw. Mit der Übermittlung Ihrer Angaben teilen Sie gleichzeitig Ihr Einverständnis mit, dass die ACTICO GmbH Ihre Daten nach Maßgabe der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der vorliegenden Datenschutzerklärung verarbeiten und nutzen darf.
4. Rechtliche Grundlage auf dessen Basis die Daten erhoben werden
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG-neu. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzung von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
5. Datenspeicherung, Datennutzung und Datenlöschung
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten und Dateien können, sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, für die Beschäftigungszwecke weiterverarbeitet und genutzt werden. Sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, speichert die ACTICO GmbH die übermittelten Daten und Dateien für maximal sechs Monate. Nach Ablauf von sechs Monaten werden die Daten und Dateien gelöscht. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die Bewerbung zurückzuziehen. Das Zurückziehen der Bewerbung führt dazu, dass Ihre Daten und Dateien im E-Recruiting System - mit den nachgenannten Beschränkungen - umgehend gelöscht werden. Ferner können Sie im Rahmen der Online-Bewerbung jederzeit verlangen, dass einzelne von Ihnen übermittelte Daten oder Dateien gelöscht werden. Die ACTICO GmbH behält sich jedoch vor, für einen begrenzten Zeitraum von sechs Monaten eine beschränkte Anzahl Ihrer Daten zu speichern, um gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), nachkommen zu können.
6. Übermittlung der Daten an Dritte
Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten und angefügten elektronischen Dateien werden vertraulich behandelt und geschützt nur dann an Dritte (bspw. Dienstleister) übermittelt, wenn diese in den lokalen Stellenbesetzungsprozess eingebunden sind und die vertrauliche und sichere Verarbeitung Ihrer Daten gemäß geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gewährleistet ist und die entsprechenden rechtlichen Vorgaben vertraglich geregelt sind. Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte (Behörden, öffentliche Stellen etc.) außerhalb des Bewerbungsprozesses erfolgt ausschließlich auf Grundlage von verpflichtenden, spezialgesetzlichen Vorgaben.
7. Rechte der Betroffenen
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
8. Widerruf
Einige Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie haben die Möglichkeit eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu reicht eine formlose E-Mail an die zuständige Personalabteilung (jobs@actico.com). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
9. Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen Ihn unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Stefan Fischerkeller
Deutsche Datenschutzkanzlei
Richard-Wagner-Str. 2
88094 Oberteuringen
Tel.: 07544 904 96 91
E-Mail: fischerkeller@ddsk.de
10. Sicherheit
Die ACTICO GmbH stellt aufgrund technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen (Artikel 32 DSGVO) entsprechend dem aktuellen Stand der Technik sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten vor unzulässigen Dateneingriffen wie beispielsweise Datenverlust, Zerstörung, vorsätzlichen
Manipulationshandlungen oder Zugriff von unberechtigten Dritten geschützt werden. Insbesondere erfolgt im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Daten und Dateien eine Übertragung in verschlüsselter Form (https-Verschlüsselung).
11. Allgemeine Datenschutzhinweise
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung für Online-Bewerbungen sind die Regelungen der allgemeinen Datenschutzerklärung der ACTICO GmbH zu beachten (Allgemeine Datenschutzerklärung).
1. Datenschutzerklärung
Die ACTICO GmbH freut sich über Ihr Interesse an einer Beschäftigung in unserem Hause. Der Internetauftritt der ACTICO GmbH bietet Ihnen die Möglichkeit, sich auf Stellenangebote in unserem Online-Verfahren zu bewerben. Aufgrund einer von Ihnen eingeleiteten Online-Bewerbung, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen, die Sie uns für die Zwecke der Bewerbung elektronisch zur Verfügung stellen.
Die ACTICO GmbH wird alle von Ihnen auf der Webseite eingegebenen personenbezogenen Daten gemäß den geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen streng vertraulich behandeln und ausschließlich für die Zwecke der Bewerbungsabwicklung, Stellenbesetzung und Einstellung speichern und verarbeiten. Stellenbesetzungen erfolgen bei ACTICO GmbH in Zusammenarbeit mit den zuständigen Mitarbeitern der Personalabteilungen, der Vorgesetzten der Fachabteilungen sowie der Geschäftsführung.
Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite: https://www.actico.com/de/unternehmen/impressum
2. Begriffsbestimmungen
Die Datenschutzerklärung beruht auf den Begrifflichkeiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
- „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Zu Ihren personenbezogenen Daten gehören Informationen wie Ihre Stammdaten (Vor- und Zuname, Adresse und Geburtsdatum), Ihre Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse), Ihre Rechnungsdaten (Bankverbindungsdaten) und Vieles mehr.
- „Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
- „Betroffene Person“ ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten, von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
- „Verantwortlicher“ ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
- „Auftragsverarbeiter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
- „Empfänger“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
- „Dritter“ ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
- „Einwilligung“ ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
3. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die Bewerbung auf ein Stellenangebot der ACTICO GmbH im E-Recruiting System erfordert verpflichtend die Eingabe von bestimmten personenbezogenen Daten (beispielsweise Vor- und Nachnamen, Postanschrift und E-Mail-Adresse). Sie haben die Möglichkeit, über die Angaben in den Pflichtfeldern hinaus freiwillig weitere Kontaktdaten mitzuteilen, die eine Kontaktaufnahme erleichtern (beispielsweise Ihre Telefonnummer). Um Ihre Bewerbung möglichst gezielt bearbeiten und Ihre Bewerbungswünsche berücksichtigen zu können, besteht die Möglichkeit, freiwillig noch weitere Informationen zu übermitteln, beispielsweise Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang und Dateien für ein persönliches Anschreiben, Zeugnisse, den Lebenslauf usw. Mit der Übermittlung Ihrer Angaben teilen Sie gleichzeitig Ihr Einverständnis mit, dass die ACTICO GmbH Ihre Daten nach Maßgabe der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Bestimmungen und der vorliegenden Datenschutzerklärung verarbeiten und nutzen darf.
4. Rechtliche Grundlage auf dessen Basis die Daten erhoben werden
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG-neu. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzung von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
5. Datenspeicherung, Datennutzung und Datenlöschung
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten und Dateien können, sofern Ihre Bewerbung erfolgreich ist, für die Beschäftigungszwecke weiterverarbeitet und genutzt werden. Sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, speichert die ACTICO GmbH die übermittelten Daten und Dateien für maximal sechs Monate. Nach Ablauf von sechs Monaten werden die Daten und Dateien gelöscht. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die Bewerbung zurückzuziehen. Das Zurückziehen der Bewerbung führt dazu, dass Ihre Daten und Dateien im E-Recruiting System - mit den nachgenannten Beschränkungen - umgehend gelöscht werden. Ferner können Sie im Rahmen der Online-Bewerbung jederzeit verlangen, dass einzelne von Ihnen übermittelte Daten oder Dateien gelöscht werden. Die ACTICO GmbH behält sich jedoch vor, für einen begrenzten Zeitraum von sechs Monaten eine beschränkte Anzahl Ihrer Daten zu speichern, um gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Nachweispflichten aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), nachkommen zu können.
6. Übermittlung der Daten an Dritte
Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten und angefügten elektronischen Dateien werden vertraulich behandelt und geschützt nur dann an Dritte (bspw. Dienstleister) übermittelt, wenn diese in den lokalen Stellenbesetzungsprozess eingebunden sind und die vertrauliche und sichere Verarbeitung Ihrer Daten gemäß geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gewährleistet ist und die entsprechenden rechtlichen Vorgaben vertraglich geregelt sind. Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte (Behörden, öffentliche Stellen etc.) außerhalb des Bewerbungsprozesses erfolgt ausschließlich auf Grundlage von verpflichtenden, spezialgesetzlichen Vorgaben.
7. Rechte der Betroffenen
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
8. Widerruf
Einige Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie haben die Möglichkeit eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu reicht eine formlose E-Mail an die zuständige Personalabteilung (jobs@actico.com). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
9. Kontaktdaten des externen Datenschutzbeauftragten
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen Ihn unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Stefan Fischerkeller
Deutsche Datenschutzkanzlei
Richard-Wagner-Str. 2
88094 Oberteuringen
Tel.: 07544 904 96 91
E-Mail: fischerkeller@ddsk.de
10. Sicherheit
Die ACTICO GmbH stellt aufgrund technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen (Artikel 32 DSGVO) entsprechend dem aktuellen Stand der Technik sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten vor unzulässigen Dateneingriffen wie beispielsweise Datenverlust, Zerstörung, vorsätzlichen
Manipulationshandlungen oder Zugriff von unberechtigten Dritten geschützt werden. Insbesondere erfolgt im Zusammenhang mit der Verarbeitung der Daten und Dateien eine Übertragung in verschlüsselter Form (https-Verschlüsselung).
11. Allgemeine Datenschutzhinweise
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung für Online-Bewerbungen sind die Regelungen der allgemeinen Datenschutzerklärung der ACTICO GmbH zu beachten (Allgemeine Datenschutzerklärung).